檔案館搬遷服務：廣州涉密檔案恒溫恒濕運輸方案

針對廣州地區涉密檔案的恒溫恒濕運輸需求，以下是一個詳細的搬遷服務方案：

一、前期準備

成立搬遷工作小組

確定牽頭部門，成立由搬遷工作組組長、副組長、統籌人、協調人、檔案押運司機等組成的搬遷工作小組。

明確各成員職責，確保搬遷工作的有序進行。

制定搬遷計劃

考察新館布局，科學規劃檔案的存放位置。

制定詳細的搬遷實施計劃和方案，包括時間表、人員分工、運輸路線等。

核對搬遷計劃表數據，提前到新庫房密集架上黏貼檔案存放標簽。

物質準備

準備標示標牌、表單（如搬遷簽到表、檔案清點打包登記表、檔案搬運確認表等）、密集架立體示意圖等。

準備好記號筆、剪刀、透明膠紙、口罩、尺子、手套、藥箱等必要物資。

布置好工作人員休息飲水區。

設備準備

選擇具備恒溫恒濕功能的運輸車輛，確保車輛在運輸過程中能夠保持穩定的溫濕度環境。

對運輸車輛進行全面檢查和維護，確保車輛性能良好。

安全培訓

對參與搬遷的工作人員進行安全培訓，強調檔案保密和運輸安全的重要性。

確保工作人員熟悉搬遷流程和應急預案。

二、搬遷過程

打包清點

使用專用打包材料對涉密檔案進行打包，確保檔案在運輸過程中不受損壞。

在打包過程中，對檔案進行清點登記，確保檔案數量準確無誤。

在打包箱上貼上清晰的標簽，注明檔案類別、編號、搬遷日期等信息。

搬運裝車

工作人員按照搬遷計劃表的要求，將打包好的檔案有序搬運至運輸車輛。

在裝車過程中，注意檔案的擺放位置和固定方式，防止檔案在運輸過程中發生移位或碰撞。

檔案押運司機對裝車過程進行全程監督，確保檔案安全上車。

運輸過程

運輸車輛按照預定的路線行駛，確保檔案能夠安全、準時到達目的地。

在運輸過程中，對車輛的溫濕度環境進行實時監控和調整，確保檔案處于恒溫恒濕的環境中。

如遇突發情況（如交通擁堵、車輛故障等），立即啟動應急預案，確保檔案安全。

卸車上架

運輸車輛到達目的地后，工作人員按照搬遷計劃表的要求，將檔案有序卸車。

在卸車過程中，注意檔案的擺放位置和固定方式，防止檔案受損。

將檔案搬運至新庫房密集架上，按照預先貼好的標簽進行上架擺放。

三、后期整理與驗收

檔案整理

對上架的檔案進行整理和調整，確保檔案擺放整齊、有序。

對檔案進行再次清點登記，確保檔案數量無誤。

系統錄入

將搬遷后的檔案信息錄入新檔案管理系統，建立索引，方便日后查找和管理。

驗收工作

組織專門的驗收小組對搬遷的檔案進行全面檢查。

核對檔案的編號、內容、存放位置等信息，確保所有檔案都準確無誤地遷移到了新地點。

四、風險管理

檔案丟失或損壞風險

通過實時監控、專人押運、嚴格打包等措施降低檔案丟失或損壞的風險。

溫濕度失控風險

選擇具備恒溫恒濕功能的運輸車輛，并對車輛的溫濕度環境進行實時監控和調整。

在新庫房安裝溫濕度智控系統，確保檔案在存儲過程中處于適宜的溫濕度環境中。

人員溝通不暢風險

建立定期溝通機制，確保搬遷工作小組各成員之間的信息流暢。

明確各成員的職責和任務分工，避免工作交叉和遺漏。